公文写作

  • 发布时间:2018-09-11 08:09:59
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第四章  公文写作

公文写作,是指公文的起草与修改,是撰写者代机关立言,体现机关领导意图和愿望的写作活动.公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中,起草公文的任务可以由一人承担,也可以由多人承

担,这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。 

第一节 公文写作的特点及文体特征

一、公文写作的基本特点及基本要求

公文质量直接关系到机关的工作效率问题,关系到党和国家方针政策的贯彻问题,关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面.在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范。公文写作的主要特点表现在六个方面:

1、被动写作,遵命性强。

2、对象明确,针对性强。

3、集思广益,群体性强。

4、决策之作,政策性强。

5、急迫之作,时限性强。

6、讲究格式,规范性强。

公文写作的基本要求是:

1、要保证公文内容在政治上的正确性。

2、要实事求是,在业务上符合客观规律。

3、在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。

4、公文起草要符合统一规定的体式与程序。

5、要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

(体式:公文文体、结构、附加标记和文件格式。)

(程序:交拟、起草、审核、签发、印制、发出)

(尽量使用毛笔和钢笔,不要使用圆珠笔和铅笔;使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水,不使用纯蓝、红色墨水。)

二、公文的文体特征

文章细胞即语言的组织形式是表达方式。词汇和句式进一步组成了表达方式(或称表达手法)。正如身体具有各部位的皮肤一样,表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明之分。

表达方式是文体特征的重要标志。不同的表达方式,决定了不同的文章体裁。也就是说,作者写作一篇文章,有其明确的目的,或为叙述事件过程,或为描写事物状貌,或为抒发感情,或为阐述道理,或为解说性状。尽管在一篇文章中,五种表达方式可以交织在一起,但总有一种为主体。那一种为主体,就形成特定文体。可以这么说,叙述为主形成了消息,描写为主形成了小说,抒情为主形成了诗歌,议论为主形成了论文,说明为主形成了公文。在公文中,常用的表达方式是说明、叙述和议论。从整体上来说,公文和教科书、广告一样属于说明文体。行政公文正文的事项部分就是说明。但是,有的文种则可能以议论或者叙述为主要表达方式。哪种表达方式用多用少,为主为次,都有不同的要求。

 下面按照表达方式在公文中的重要性来依次简要介绍五种常用的表达方式。

1、说明

说明是客观地解说事物的形貌、构造、性质、特征、成因、功用、关系、范围、类别等,以阐明事物的内容和形式、本质和规律,使人获得有关知识的一种表达方式。重在客观性。说明文、议论文、记叙文都使用说明。公文中的事项部分就是说明。

说明方法有:(1)定义说明,是一个判断句。(2)诠释说明,是较小的解释,常用括号或破折号。(3)比较说明,用另一个有一定联系的事物来作比较。(4)数字说明。(5)分类说明。(6)举例说明。(7)引用说明。(8)图表说明。(9)分析说明。等等。

2、议论

议论是作者通过事实材料及逻辑推理来表明自己见解和主张的一种文字表述,也就是说议论是作者的判断。它是构成论说性文章的主要成分。公文的主旨属于议论。通报在叙述先进事迹或错误事实后,要用议论来分析意义,作出评价,表明态度。议论在公文中,一般来说只是就事论事,不展开论证,不旁征博引。

论证方法有:(1)例证法,即举事实。(2)引证法,引用其它资料中的理论、公式等。(3)因果分析法,即分几个方面剖析论点和论据之间的逻辑关系。(4)比喻法,用相似的事实来证明抽象的道理。(5)反证法,即从反面来看。(6)归谬法,假定对方论点正确以推导出一个荒谬的结论,从而证明自己的论点。

3、叙述

叙述,又称“记叙”、“述说”。叙述是事情的动态述说,如人物的活动、空间的变换和事物的发展。叙述重在过程性,基本特点在于陈述过程。叙述的要素首先是时间,语句都要或明显或隐约地表示出时间来。叙述还有地点、主体、事件和结果要素。

叙述常见方式有:(1)顺序。常见。从前到后,线索清楚,但易于写成流水帐。这就需要详略得当,重点突出。(2)倒叙。将结局或突出点放在开头,然后再从前到后。在新闻消息中已经成为套路,叫做“倒金字塔”。事件最好是时间跨度大的。好处是有悬念,但容易使人反感。(3)插叙。在本事叙述中插进另外一件仅仅有关的小事,然后再按原来的本事来写。

叙述在公文中应用广泛。一般行政公文的原由中,往往有叙述所表达的情况。表彰和批评之类内容的通报的开头,要用叙述的方法交代先进事迹或错误事实。情况通报、情况报告和调查报告等在介绍情况、经验等时也要用叙述。应当特别注意的是,叙述在公文中多用直叙(直接叙述,不需要曲折委婉)和概叙(用一二句话简要地概括事情甚至是重大历史事件的过程)。

4、描写

 描写是具体形象地描绘对象状貌的一种表达方式。重在形象性。以形象性作为特征的文学体裁小说,以描写作为主要的表达方式。部分形象性较强的记叙文和说明文,描写也应用得较多。议论文和应用文则极少描写。公文中的描写往往比较简单,往用于人物的肖像的介绍。

5、抒情

抒情是抒发和表露作者感情的一种表达方式。重在主观性。在一些文学作品如抒情诗和抒情散文中,它起着主要作用。在小说、戏剧、和记叙文中,抒情常常是配合叙述和描写使用的。在议论文、说明文和应用文中,抒情较少应用。抒情有直接抒情(多是带有感情的判断句,常有感叹词)和间接抒情(在叙述、描写和议论中带有感情色彩)两种类型。

第二节 公文起草者的基本修养

一、公文写作人员加强修养的重要性

公文写作一项政治性和政策性很强的工作,公文写作的好坏,不仅直接关系到公文效用的发挥,也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。

二、公文写作人员应具有的修养

1.理论政策修养:公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程,起草者应该有明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。

2.思想品德修养:坚持四项基本原则,严守纪律,严守保密制度。

3.业务知识素养:熟悉业务和机关工作情况,有较宽的知识面。

4.文体辞章修养:有较好的文字功底,熟悉公文语言的要领。

三、公文写作人员加强修养的途径

1. 不断学习、不断实践

2. 完善自我,勇于创新

 

 

第三节   公文写作要素及要求

主题,是文章四要素(即主题、材料、结构和语言)中的第一要素。文章都有内容和形式,内容包括主题和材料,形式包括结构和语言。主题是最重要的文章内容,常常称为思想内容(其实应是中心思想内容,而思想内容则应包括主旨即文义、观点即层义、意思即段义和看法即独立句义)。古代没有这一术语,称主题为意、义、旨、主脑等。现代主题也有不同叫法,在记叙文中称为中心思想,在议论文中称为基本论点,在说明文中称为中心认识,在文学作品中称为意蕴(包括主题、副主题及审美意向等)。而在说明文的一种体裁——公文中我们认为称为主旨比较恰当。

 

一、公文主旨

(一)公文主旨概述

    对主题正确的认识应该是从它的本质属性出发的。主题的本质属性是抽象性,也就是说它是抽象思维的成果,是作者对于文章中心事物进行总体抽象分析所产生的一个基本思想认识。对事物会有多个思想认识,主题是其中最主要的认识,其他思想认识或者不做主题而抛开,或者表达为围绕主题的层义、段义和句义。而在公文中,主旨即主题,是撰写者通过公文的全部内容表达出来的一个中心思想认识。

主旨的地位和作用非常重要。如果说材料是血肉、结构是骨胳、语言是细胞,那么主旨则是一篇公文的灵魂。人们还将主旨比喻为军队的统帅。更为准确的说法是,主旨在公文中的地位是核心。主旨的作用很大。构成公文的材料、结构和语言等因素,都受主旨制约、指挥,为主旨服务。主旨是决定公文写作水平的最重要的因素。

公文起草之前必须首先确立主旨,正如古人所说“意在笔先”。在公文四要素中,只有主旨是作者自己产生的。主旨是作者对公务提炼出来的整体性集中认识。其他文章要素不是这样:材料是客观存在的个别事物,结构是具有历史性、规范性的公文外在形式,语言是公文形式的基本建筑材料。作者对它们只是按照需要进行选择和运用而已。这样一来,主旨的确立就是作者的第一步而又具有整体性的工作。主旨确立后,其他要素就有了安排和使用的依据。

(二) 公文主旨表达

主旨,本质是难以把握的深层思想认识,但是,它又是最为重要的公文要素,实实在在地制约着全部公文。进而,我们必须明确地认识主旨在公文中的表达形式。

在公文中,主旨的具体表达形式是一个判断句或者陈述句。正确的主旨写法是一个有主语(可以省略)、谓语和宾语(也可以单独省略)的判断句。谓语成份是一定要有的。如一篇工作报告的主旨可以是“我单位今年工作大见成效”。又如一篇调查报告的主旨是“某公司财务管理相当薄弱”。一般的行政公文如请示、通知、通告等不需要多么高深的认识,主旨往往只是简单的公务要求意向。如“请批给某物”,又如“通知学习……”,再如“报告公司清理整顿工作”。

一般来说,在公文写作的构思阶段就一定要提炼出主旨来。构思的“思”,最重要的是从文章整体出发提炼出主旨。正如广告的创意,它要构思出一个主要成果——创造性意念。要写下主旨句来,进一步锤炼,并指导全篇公文的写作。

在写出的公文中,主旨表达存在着不同情况,特别是因文种而异。

一种情况是,在说明表达方式为主的行政公文(公文整体来说属于说明文体)如命令、请示和通知中,主旨简单明了,常在标题中的事由和文种部分表达出来。

一种情况是,在议论表达方式为主的公文如报告(讲话)、指示、意见中,以及以记叙表达方式为主的公文如调查报告、总结中,主旨实际上是中心论点,层次要求较高,但是作为一个判断句的形式来说还是非常明晰的,并且往往在标题以及双标题的正标题中直接表达出来。如讲话稿标题《实践是检验真理的惟一标准》和《反对本本主义》等。

还有一种情况,在议论为主或者记叙为主的公文中主旨在标题中往往采用诗词的整齐形式或者艺术手法来表达,如《加强安全教育,健全安全制度——××厂开展安全生产教育活动的总结》。这就需要作者在心目中准确地把握主旨,将艺术形式的标题转换为只能有一个谓语的规范句式。上例就可以转换为主旨句“我厂总结安全教育活动的要点是健全安全制度”。

还需要进一步说明主旨句在一篇公文中的位置。主旨是公文的核心,可以作为红线贯穿全文,指导全文,这是尽人皆知的。但是,究竟怎样主导就有一些人不甚了了,尤其是对主旨句在公文中的位置更不能清醒地认识。我们认为,主旨句在公文中的位置应是明晰的。一般地说,主旨句表现在公文标题中。在行政公文中,主旨句表现在事由和文种两部分之中,可以有这样的公式“主旨=标题中文种(动名词)+事由”。如《关于教育经费的请示》,主旨可以转换为“(省略主语即发文机关)请示批给教育经费”。这也就是说,在公文中主旨句大都是简明清晰的。仅有发文机关和文种甚至只有文种的公文标题,则只是揭示了主旨。如《通知》,主旨一定是“通知某公务”。而在正文中,大多公文的主旨贯穿着全文,在原由(或称开头)、事项(或称中间)和结尾都有主旨的指导作用。仅就以表达方式说明为主的请示和以记叙为主的报告中的主旨句位置解说如下。

      请示(正文结构最为规范)主旨句的位置:

标题  规定至少写出事由和文种,“主题=文种(动名词)+事由”

原由  一般要在这部分的段尾强调主旨:“现(将……)请示如下”。

事项  主要采用并列法——分出条项来,说明主旨怎么样。

结语  重申主旨,是公文体式用语“以上请示如无不妥,请批复”。

报告主旨句的位置:

标题  规定标题要由事由和文种组成,“主题=文种(动名词)+事由”

原由  提示或显示主旨句,一般在开头的后方。

事项  在高潮部分或者即将近结束的地方要强化(强调)主旨句。

结尾   重复主旨句。

一般来说,像其他结构完整的科学文章一样,公文不但要围绕着而且要穿插着主旨来写作,要有一个“提出——强调——重申”主旨的三段式过程。

 (三)确立主旨要求

确立公文主旨对公文的写作来说是最重要的第一步的工作。

这一工作是在以抽象思维为主导的构思过程中进行的。当然,在公文写作的其他阶段如起草、修改中也可以继续锤炼主旨。不过,在构思阶段主旨一定要基本确立,最好一次性完成。

确立主旨,有一定的方法、原则和层次方面的要求。

1、确立主旨的方法

公文主旨来源于人们办理公务的社会实践,是对公文涉及的公务并要选择进

入公文的特定公务材料的抽象认识。那么,确立公文主旨就是一项科学思维活动,采用分析研究方法。

分析研究,是科学的基本方法。这种方法,表现在作者头脑中,就是运用抽象思维,认识事物的本质及其特点和规律,简单地说就是将整体模糊的事物深入地细致地分成部分来认识。毛泽东哲学名著《实践论》把这种方法具体地阐述为:“将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫,造成概念和理论的系统,就必须从感性认识跃进到理性认识,”经过整体到内外、前后等各个部分的分析,作者形成了一系列能够反映公务的本质的、具有内在联系的思想观点。在这些思想观点中选取一个最为重要的,就是确立主旨。

分析研究的具体方法去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里,需要结合具体写作进行简明的阐述。以下以一个写作事例分别阐述。例如,对某单位的财务管理问题进行调查后,收集了十几条材料。首先要对这些材料进行分类整理,可以分为基础管理混乱、资金管理混乱、利润结算不实、费用审核不严等方面。然后还要深入地分析研究。

一是去粗取精,就是摒弃公务材料中那些不能反映本质的粗糙现象,而保留反映本质(最终表现为公文主旨)的精华。结合上例,去粗取精就要抛弃某单位的财务问题调查材料中不属于财务问题的一般性工作问题的材料,而留下属于财务问题的材料。如个别青年没有大专会计专业学历,担任了基层商店的财务工作主办。这一材料,就显得粗糙。这些青年,可能经过中专学习或培训,从事财务工作的时间较长,能力较高,当然可以根据单位实际情况而担任财务工作主办。再如某基层商店派人到外地采购商品,用去旅差费3000元,却只买到6000元的货物。这一材料,可能只是工作实际情况的反映。

二是去伪存真,就是舍弃公务材料中那些与整体公务本质真实相违背的虚伪现象,而保存符合本质真实的材料。如上述对某单位财务问题的调查材料,就要抛弃这些材料中好象是财务问题实际上却是其他问题甚至是成绩的材料,而留下属于财务问题的材料。如全单位办公费用比往年降低的百分数以及金额,就是如此。

“粗”的、“伪”的材料去掉,就能留下了“精”的、“真”的材料。如上述某单位财务管理问题的调查材料中,个别商店领导私分“小金库”的材料,个别经理找“三陪”报销大量费用的材料,以及挪用公款、手续紊乱、虚报收支等等。这些“好”材料,都说明了某单位存在着财务问题。

三是由此及彼,就是从公务材料彼此的联系中去找寻公务的内在联系。如上述对某单位财务问题的调查材料,就要在分别弄清它们的实际意义后,探寻它们之间的本质即能证明一个主旨的内在联系。

四是由表及里,就是透过所有公务材料的表面现象去认识它们各自的本质以及整体公务的本质特征。如通过上述对某单位财务问题的调查材料的分析,从这些感性的表面材料中认识本质。

最后,经过分析研究的“改造制作工夫”,“飞跃”出来一个主导性的本质认识,即公文(可以选择报告、通报等文种)主旨:某单位财务管理问题严重。

2、确定主旨的原则

公文主旨的确立,是有基本的要求可言的,这就是确立主旨的原则。不符合

确立原则的主旨,大则导致公文违法乱纪,小则影响公文写作办理。

1)主旨要符合法律政策,即合法。国家法律,是全国人民代表大会制定的,全国各地必须严格执行。法规,如条例、办法等形式规范的法规,如命令、公告、决定等包含法规条款、采用行政公文形式的法规,权力机关全国人大及其常委会、党中央、国务院等都可以制定下发。它们是我们一切工作都要遵循的原则依据。公文主旨更要注意符合法律政策。

这一原则,是非常明晰的,在公文主旨的确立上人们都会普遍遵守。但是,仍然要注意出现问题。极个别基层单位的公文主旨,会产生不符合党和国家有关市场经济体制改革政策法令的问题。如在“地方保护主义”支配下制止“假冒伪劣”等方面内容的公文主旨,就会出现这类原则上的问题。又如一些地区的市场经济管理的具体政策规定,也会出现与党和国家的法律政策不一致的问题。在公文写作中,还往往会在细节上出现一些问题。如在通告、规定、办法等公文中,可能会不自觉地出现违犯法律如随意审查、搜身等问题。原则是大是大非问题,一定要把好公文主旨提炼这一关。

2)主旨要符合领导意图,即合意。领导意图,是发文机关领导对公务的

基本看法。领导意图来自两个主要方面。一是本单位管理工作实际。一切从实际出发。理论联系实际,是马克思主义的哲学原则。公文就是为解决本机关的实际问题而写作的。二是上级机关的指示,包括党和国家的方针政策以及隶属关系中上级机关的公文和领导人的指导。我国的行政管理,是一个多层次、多方位的网络结构,具有规范性、统一性。领导要将上下、内外多因素的情况加以思考,以便形成自己的领导意图,并在公文中体现出来。

撰稿者一定要善于领会和把握领导意图。领导意图,大多情况下是形成公文主旨的观念形态,有的则直接是公文主旨。撰稿者要从中确定一个主旨,或者直接传达主旨。如果公文主旨不符合领导意图,领导不会签发,而不经主管领导签发就发出去的公文则会对工作造成危害。这里就有撰稿者可能出现的写作水平或者思想品质等问题。

领会领导意图,具体来说有两点要注意。一是认真听取领导对写作任务的指示。最好边记边想,不明确的问题及时询问清楚。领导一般都会讲出写作的几个要点。撰稿者要问清那是重点,以便由此形成主旨。二是在写作的过程中不断领会领导意图,有时还要再加请示。还可能出现这样的情况,领导意图也有不正确的地方,这就需要诚恳而又艺术地提出自己的看法。这样,就能使公文主旨更加科学、深刻。

3)主旨要单一、鲜明、确切。在第二节“公文主旨表达”中已经提出了公文主旨单一的要求。进一步说,一份公文只能有一个主旨,即一个主旨句(有一个谓语)。文学作品的意蕴,可以有主题、副主题以及审美情味,写成一个复句。除此以外的文章,都应是一个简单的判断句。

鲜明,就是主旨中作者的态度要清清楚楚。肯定、否定;表扬、批评;都不能模棱两可,含糊不清。科学文章的主题都要这样。这是和文学作品意蕴的特性截然不同的。

确切,就是主旨包含的意见、主张等,不但要正确,而且要讲究分寸,注意相近句义及词义的区别选择。确切,还指公文主旨所针对的人员、事件和范围要清楚。针对性要强。

 

  

二、公文材料

 材料的收集和使用,是公文写作的基础性工作。材料,是文章写作的基础,在公文中属于内容的重要组成部分。在不同类型的文章中,材料有不同的称呼。在文学中,材料被称为从生活中来的素材和写进作品中的题材。在论文中,材料常常称为资料。公文称为材料较好。但是,要注意的是,材料一词,在日常工作中习惯作为调查报告一类公文的通称,如“写个材料上来”。特别是,在公文中,人们容易产生对材料认识不清和忽视材料的问题。本章确认材料的认识,说明收集和使用材料的方法,阐述材料使用的原则。

(一)公文材料概述

公文材料,是公文写作的基础和公文中的事实、理论和事项。

从写作过程看,对公文材料有两种认识。一是现实生活中的各种情况,如人员、事件、观念和数据,称为原始材料。二是写进公文中的各种事实和观念,称为文中材料。它们的作用是:原始材料是形成公文主旨以及写作的基础,文中材料是说明主旨的支柱。

从公文整体看,公文中的材料分为事实、理论和事项3种类型为好。事实材料,是公文中举证的现实公务和传播媒体包括文字材料中的各种情况,如人员、事件和数据。理论材料,是公文中引用的思想认识和传播媒体中的观念性认识,如权威言论、科学原理和社会议论等。而事项,则是公文中的主要部分,作为材料来说具有特殊性。

人所共知,文章写作都要有材料。不过,在不同类型的文章中材料的表现形态是不同的。进一步说,在不同种类的公文中材料的表现形态也是不同的。我们认为,公文写作都要有材料作为写作的基础和前提,而写在公文中的材料的表现形态却不一样。在议论表达方式为主的公文如讲话稿、指示中,材料清晰地分为事实材料和理论材料。在叙述表达方式为主的公文如总结、调查报告及部分报告中,材料也分为事实材料和理论材料。而在行政公文中,材料的表现形态有特殊之处。在行政公文正文的原由部分中,材料表现为情况叙述、文件依据和引用观念。这是明晰的。而行政公文的事项部分也是材料。否则,相当数量只有事项部分的行政公文就无法说清材料在哪里。

例:

关于新白云国际机场净空保护区整治通告

  为保护新白云国际机场(以下简称新机场)的净空环境,根据《中华人民共和国民用航空法》和《国务院、中央军委关于加强机场净空保护的通知》等有关法律、法规规定,现通告如下:
  一、整治范围和对象:在依法划定的新机场净空保护区内修建、种植或者设置的影响飞行安全的建筑物、构筑物、树木、灯光和其他障碍物体。

  二、按属地管辖原则,白云区人民政府和花都区人民政府负责组织相关部门,依照职责分工,统一实施本辖区整治工作。

三、在新机场净空保护区内的各项建设工程,不得高于规定的高度,并应当按照有关法律、法规的规定,经有关行政管理部门许可后方准建设。

  四、禁止在新机场净空保护区域内从事下列活动:

  (一)修建可能在空中排放大量烟雾、粉尘、火焰、废气而影响飞行安全的建(构)筑物或者设施;

  (二)修建靶场、强烈爆炸物仓库等影响安全的建(构)筑物或者设施;

  (三)修建不符合机场净空要求的建(构)筑物或者设施;

  (四)设置机场目视助航设施使用的灯光、标志或者物体;

  (五)种植影响飞行安全或者影响机场助航设施使用的植物;

  (六)饲养、放飞影响飞行安全的鸟类动物和其他物体;

  (七)修建影响机场电磁环境的建(构)筑物或者设施。

  五、在新机场净空保护区域内修建、种植或者设置影响飞行安全的建筑物、构筑物、树木、灯光和其他障碍物的,应当在1025日前清除;逾期不清除的,由所在辖区的城市管理综合执法队伍报经区人民政府批准后强制清除。

  六、任何单位、个人刁难、围攻国家工作人员依法执行公务、或者造谣惑众、煽动闹事、结伙斗殴、寻衅滋事的,由公安部门依法处理;触犯刑律的,移送司法机关依法追究刑事责任。

  七、本通告自公布之日起施行。


                              (广州市人民政府印)

00三年十月十八日

在上述公文中,除了事项部分外没有其它材料。

事项作为公文材料,与事实和理论一样都要求清晰、具体和全面。

 

(二)公文材料收集   

公文写作必须建立在丰富、全面的公务材料的基础上。要从公务实践中得来大量的事实材料和观念材料,还要从各种渠道得来尽可能多的第二手的信息资料。这些材料经过选择能够直接成为行政公文原由部分的材料。事项的写作则可以说是这些材料的高度提炼。

 公文写作是一项科学活动,任何科学活动的第一步都是收集材料。材料的收集,应该分为两个方面,一是第1手材料,二是第2手材料。

  1手材料的收集就是调查研究。调查研究是党的优良传统。毛泽东说:“没有调查就没有发言权。”他的调查研究工作是最为典型的例证。他从青少年起就用心调查中国社会尤其是农村的各种情况,建党之后更是深入研究,提出占中国绝大多数的农民问题是中国的最大问题。这就使中国革命有了调查依据,有了中心任务,终于取得辉煌胜利。建国后,毛泽东同志由于各种情况的影响,既不能亲身深入农村和工厂,又没有对世界发达国家进行具体考察,导致了以空想来领导中国社会主义建设事业的失误。由此可知,获得第一手材料的调查研究是非常重要的,是一门普遍使用的基础学科。

 作为一门学科,调查研究的知识方法等内容是非常完备的。这里只能提出要点。基本的方法是实地观察法、个别访谈法和座谈会议法。需要着重介绍:现在世界上,调查普遍采用了更为科学、便于量化的辅助方法,这就是问卷调查法。问卷法是指向被搜集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答的一种方法。问卷的形式是一份精心设计的问题表格。美国社会学家艾尔·巴比称“问卷是社会调查的支柱”。问卷可以区分为自填问卷和访问问卷两种。问卷法优点在于:可以节省时间、经费和人力;具有较好的匿名性,有利于搜集真实的信息;所得的信息资料便于定量处理和分析;可以避免信息搜集者的主观偏见,减少人为的误差。其主要缺点是:回收率难以保证;被调查者必须具有一定的文化水平才能作答;由于被调查者填写问卷时,往往没有调查人员在场,因此获得的信息资料的质量往往难以保证。问卷上往往使用量表法。量表是适用于比较精确地调查人们主观态度和潜在特征的工具,它由一组精心设计的问题构成,用以间接测量人们对某一事物的态度、观念或某一方面所具有的潜在特征。人的态度、观念和某些潜在特征都具有隐匿性和模糊性,有时连自己也难以发现或者进行精确描述,因而调查起来并非易事,尤其以直接的方式很难达到目的,这就需要采用间接的方式,如量表法等。量表具有多种类型,按测量内容分类,主要有态度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等;按其作用分类,主要有调查量表和测验量表;按其设计方式和形式分类,则有总加量表、累积量表、共通量表和语义差度量表等。调查者可以根据不同的目的、要求,结合实际情况择用。在调查中,有两点要注意,一是对被调查者有甘当小学生的态度,二是随时记录下来。

调查尤其是观察往往容易流于表层外在认识,而实验则是更为科学的方法。实验能够深入事物的深层,做出因果式的判断认识。

2手材料的收集,可以说是人们常说的信息收集工作。从上面认识出发,信息是材料的重要类型,而从整体工作出发就可以说材料就是信息。信息收集工作是当代管理工作中非常重要的组成部分,可以通过手工检索和计算机检索两种主要方式。

信息收集要遵守一定的原则。一是广泛性原则。不同层次、不同角度、不同人员、不同行业甚至不同国家、不同环境的信息等要广泛收集。这样,有利于全面思考问题,防止片面、主观。二是真实性原则。三是客观性原则。信息收集忌“依长官意志办事”,不受权威人士的束缚;忌“先有结论,后有调查”,不受主观片面臆断的限制。

(三)公文材料选用

首先要对调查研究得到的材料进行筛选。筛选按以下步骤进行:一是搞好材料的鉴别、判断;二是认真选择材料;三是对不完全的材料进行修正、增补,进行精加工。材料筛选对提高利用率起着至关重要的作用。必须掌握材料筛选的要求,做到准确、及时、完整和新颖。准确是材料的生命,就是要真实、全面地反映客观事物的本质特征。及时是由材料时效性的特征决定的,在思想上要高度重视、不要延误,要注意反映事态发展的时间上的连续性。完整的材料,对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交代清楚。

其次,对材料的真伪、准确性和价值进行鉴别。最常用的方法是经验判断。但要进行严格的科学鉴别,经常还使用以下几种方法。一是逻辑分类法。即对原始材料中所叙述的事实和分析问题的方式进行逻辑分析,看哪些事实和分析是确实可信的,哪些是违背事实和逻辑规律的,哪些存在疑问需要进一步查证;二是数理统计法。即对原始材料中的数据和定性分析,运用数理模式进行计算鉴定,看其数据计算是否准确,分类是否合理,是否结论一致等;三是调查核实法。即对原始材料的某些事实,通过现场调查或向报送信息的单位、被反映情况的单位以及相关单位核实调查,或与权威性材料进行对照,看其是否真实可靠;四是比较鉴定法。即将要鉴定的材料所反映的内容与相关事物的有关情况相比较,或与有关的纵向情况比较,从而鉴定该信息内容是否符合客观事物的发展规律。

最后,要对材料进行选择使用。选择使用的原则有以下几条:

1、为说明主旨服务。凡是与反映主旨无关的材料,都要毫不犹豫地剔除。

2、注重典型性。要从大量原始材料中发掘出那些能够揭示事物本质的典型信息。

3、富有新意。要尽可能抓住那些能反映客观事物新变化的材料。

4、具有特点。必须从各种事物的实际出发,有所侧重地开发材料具有特点的东西。

 

 

三、公文结构

公文结构,是公文形式之一,是和主旨一样关系到公文整体的写作要素。修改的第一步是提炼主旨,第二步就是调整结构,当然步骤还可以灵活。公文结构在文章结构中是非常特殊的。学习公文写作一定要对公文结构有清晰的确认。

(一) 公文结构概述

公文结构作为公文的骨胳,是文章必不可少的要素。

1、概念

结构本是建筑术语,借用到写作上来。古人对结构更多称为“谋篇”、“布局”,《文心雕龙》还称为“附会”。

结构,是文章的整体构造。公文结构,是公文特定的整体构造,包括文面格式和内容安排两大方面。

结构是文章对于客观事物结构的反映。从根本上说,结构源自宇宙本体,也就是说宇宙的结构就是“宇”(空间)和“宙”(时间)。因此,万事万物的结构基本上只有两大类,即横向式和纵向式。

2、特点

公文结构有其鲜明的特点。

1)抽象性。公文结构是对于公文及其所反映公务的抽象认识。这一理性化的认识,是前人对于公文结构的把握,经过历史的积淀,又在长期的公文实践中发展。这就是说,公文结构应当是十分明晰的认识。对于具体公文的起草者来说,公文结构只是一个根据主旨需要和公务特点而进行安排、选择和组合的问题。

    2)规范性。正如“绪论”中所提到的,公文结构的规范性出自公文的本质;在所有文章体裁中,公文结构是最为规范的;公文的规范性,进一步发展成为国家机关所规定的行政公文的格式化。

3)双重性。公文结构,有内在和外在之分。公文内在结构,指的是从逐步表达主旨的需要出发所进行的公文层义和材料的安排。公文外在结构,指的是明显表现在视觉化书面上的格式。由于格式的突出和重要,一般公文写作论述都会将公文格式独立出来进行介绍。

(二) 公文结构原则

选择和组合一篇公文的内在结构,要遵循三项基本原则。

1、正确反映公务规律。

 公务活动多种多样,但是基本上可以说有两类:一是从前到后地发展,另一类是横向地排列。当然,有很多公务是两种类型相互交叉发展、千变万化的。那么,一般来说,反映前后有序的公务的公文就要采取递进式结构,反映横向排列的公务的公文就要采用并列式结构,而反映复杂公务的公文则要采用递进式的某一层次有并列式或者并列式的某一层次有递进式的复合结构。

    2、为主旨表达而服务。

 主旨是公文的核心,公文的一切要素都要为表达主旨服务,结构当然不能例外。结构的方法都要为表达主旨服务。从整体结构上看,采用并列式还是递进式要看那一种正文结构对充分地清晰地表达主旨最有利。材料和层义写得详细还是简略,要看主旨表达是否得当,主旨明了的一般要简略地写,主旨复杂的就要详细地写。照应和过渡,都要依据主旨表达的需要。

    3、适合公文文种要求。

 公文包括许多种类,其中行政公文就有13个文种。每个文种都有自己的要求和特点。选择结构,要适合公文文种的要求。如请示的结构比较完整规范,正文都要有原由、事项和结语,还要有主送机关和落款。而通告,正文往往只有原由和事项,通常不写主送机关。

(三) 公文结构方法

公文结构的方法,主要有层次、段落、连接转折、开头和结尾这五个方面的方法。

    1、层次安排法

层次,是依据主旨而对全文思想内容划分出来的各大部分。每一层次都有层义,有时人们还称层义为观点、小论点等。

层义可以用序码和句式表达为项目,也可以用小标题(序码可有可无)表达为部分。

公文都有层次。如报告,为了说明“政府工作大见成效”的主旨,往往并列式地介绍几大方面工作都大见成效的状况。又如请示,为了说明“请示建造大楼”的主旨,原由部分要简叙急需建造的情况、阐述建造的意义、提出建造的文件依据,事项部分则要说明请示建造的各项具体问题。

公文正文的结构即层次之间的关系有两大类。

1)并列式。这种方法在公文中最为常见。一般写的是公务横向的、静态的内容。各部分相互之间无紧密联系,独立性强,但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序,即重要的在前面。但是,次序不是固定不变的,有时可以调整。甚至,并列式能够省略某一部分。

公文并列式的结构,比较多用。如报告中的几方面情况,请示中的几条要求,法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广,条理性强。注意:各层次之间一定要有表达主旨的内在联系,角度、标准要一致。

2)递进式。一般写的是公务纵向的动态的发展过程或者事理逐步深入的说明以及论证的演变进程。各部分层层递进,一般来说每一部分不可缺少,前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密,能说明问题。

可以说,行政公文正文的原由、事项和结语三部分之间的关系是递进式结构,如下所述:

原由:

    依据类。有以下几种方式:

    1)情况式:叙述时间、单位、地点、人物和事件等;特征是有“目前”和“20╳╳”之类时间状语;简介人物及事迹。    

    2)文件式:常用“根据”、“据”;往往是一句话。

    3)意义式:议论方式;常用“是”。          

4)作用式:常用“将使”、“使”。

    5)说明式:事物几方面的介绍,往往有序码特征。

    目的类。常用介词“为”、“为了”。

    原由部分可省略,或只省略依据类、目的类之一。

事项:

内容少的不分项,多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告,一般都分为几部分,用小标题表示层义。

这部分是中心内容,有并列式和递进式两种结构供选择使用。

在一篇公文中,两种结构方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。

    结尾,常见有:

1)专用语。如“请予批复”、“特此通知”等。

2)希望、号召类。至少一段话。

有的公文没有结尾。

报告、指示、讲话等往往采用“提出问题——分析问题——解决问题”的符合思维发展规律的递进式结构。

有的调查报告从前到后地叙述所调查来的事件过程或者调查过程。

2、段落构成法

段落,是公文最基本的构成单位,是思想内容中一个小的意思表达的相对独立而又最为明显的外在结构。在这里简单地谈一谈一些相关概念。文义,即主旨,常被称为思想。层义,常被称为观点。段义,常被称为意思。还有一个是句义,常被称为认识,是一些独立性强的判断句的内容。段落的标志是每段起始都空两格书写,一段结束就要换行。每段落都只能有一个意思,即段义,又称主句。公文段落大多数都应是有主句的规范段,少数段落可以是起过渡作用之类的简单段落。以下将规范段的写法简述出来。

1)规范段

A.要求统一,一个段落集中表述一个意思,称为单义段。出于文章结构的需要,会出现极少量兼意段如过渡段;

B.要求完整,一段的意思要说完,不要在未完情况下又起一段;

C.要求适度,段落长短没有一定标准,根据内容多少而定。一般来说,篇幅较长或者论述缜密、叙描真切的文章其段落也相应长一些。

2)主句。这里有一个段义隐显,即是否有主句的问题。应当明确提出:公文段落基本上都有主句。没有主句的段落,段义就是隐的,但作者要牢牢把握这个中心意思,不能写散写乱。

段中有主句,有利于写作,更有利于阅读。这里有一个主句位置的问题。

段首。在公文中占大多数,十分醒目,并且领起下文。

段尾。虽然比较少见,但也很重要。段尾主句的段落,往往采用归纳推理,卒章显志。

段中。这种情况不多见,也不易认出。段中主句既是上半段的结论,又是下半段的前提,作者不得已安排在段落之中。 如毛泽东《反对党八股》第六自然段的主句“……这样看来,党八股这种东西,一方面是五四运动的积极因素的反动, 一方面也是五四运动的消极因素的继承、继续或发展,并不是偶然的东西。我们懂得这一点是有好处的。 【此处是主句】如果五四时期反对老八股和老教条主义是革命的和必需的,那末, 今天我们用马克思主义来批判新八股和新教条主义也是革命的和必需的……”

首尾都有主句。正如论文前有论点后有结论,主句也可以兼置于公文段落首尾。这种情况也很常见,一般是在较长的段落中,为了使读者增强印象而反复申说。但是,段尾主句不应字字重复段首主句,而应略有变化,或意思更进一步。

主句写法是,要概括全段内容,成为全段中心。一个句子难以概括,还可以再写一个补充句。

(3)段中结构。如同层次结构一样,段落中间的结构安排可以是并列式也可以是递进式的。

4)各段安排。一般来说,段落分布在每一层次之中。层次中段落之间的关系正像层次之间一样,可以是并列式也可以是递进式的。如法规性公文中章条之下的每一项中各目各款之间的关系是并列式的。

此外,还要谈一谈层次和段落的不同情况。一般来说,一篇公文有几个层次,一个层次中又有几个段落。但在行政公文中,下面几种情况也比较多见。一是11段而多层(如命令、通告等),二是111句(如发布令)。这在文章中是极为少见的形式。

3、连接转折法

连接转折,又称过渡。公文中的过渡,与一般文章大不相同。

1)普遍使用序数。序数的使用,使得层次、段落的过渡显得简明而有条理,有利于受文者理解公文内容。

第一级,用汉字的一二三四等,每个序数后用顿号(占一格)。有时不用顿号。序号作为小标题时,在序号和小标题之间空一格为好。

第二级,用半圆括号和汉字(一)(二)(三)(四)等,后面不加标点。

第三级,用阿拉伯字1 2 3 4等,后面加圆点。

第四级,用半圆括号阿拉伯字(1)(2)(3)(4)等。

四层序码的顺序是一、(一)、1、(1),不能颠倒,也不能混用。

<, SP, style="FONT-SIZE: 12pt; FONT-FAMILY: 宋体" AN>此外,还可以用汉字甲乙丙丁,也可以用汉字拼音字母大写ABCD,小写abcd,或者第一、第二、第三。不重要的内容分项,可用分段式,或者分号式(;),也可用句子式并列起来。

与之相联,序码还表达为章、条、项、目、款等层次。章表达为“第一章”或“总章”。条表达为“第一条”。项表达为“一”、“二”等。目表达为“(一)”或“1”等。款表达为自然段。

2)常常使用过渡词或者过渡句。过渡词或者过渡句大多用在开头和主体、主体与结尾、层次和层次、层次与段落之间。

过渡词如:以下,以上,是,现,将,即,总之,为此,对此,因此,但是,不过,一些,另一类,一方面,另一方面,另外,有的,还有,同时,此外,所有……

过渡句如:“现将……如下”,“具体作法是”,“主要表现在以下几个方面”,“以上……说明”,“综上所述”等等。

4、开头方法

公文开头,简明直接。公文开头大致有以下几种。

1)综合式。行政公文的开头即原由常常是综合式的,也就是说包括了情况式、文件式、意义式、作用式、说明式、目的式等开头方式。当然,综合式不可能包罗无遗,往往只是其中两三种开头方式组合在一起。如《国务院关于进一步深化粮食流通体制改革的决定》的开头就包括3种方式:

    近几年来,党中央、国务院制定了一系列政策措施,加强农业基础地位,推动粮食生产迈上新的台阶,取得了举世瞩目的成就。同时,粮食流通体制改革也取得了一定进展,对促进粮食生产,搞活粮食流通,稳定粮食价格,保证市场供应,发挥了积极作用。但是,现行粮食流通体制仍然没有摆脱“大锅饭”的模式,国有粮食企业管理落后,政企不分,人员膨胀,成本上升;同时又严重挤占挪用粮食收购资金,导致经营亏损和财务挂账剧增,超出国家财政的承受能力。这些都说明,现行粮食流通体制已越来越不适应社会主义市场经济的要求,到了非改不可、不改不行、刻不容缓的时候了。不改革,中央和地方的责权关系不清,中央财政不堪重负;不改革,国有粮食企业就难以扭转亏损,不能担当粮食流通主渠道的重任;不改革,不利于保护农民的生产积极性,必将影响粮食生产的持续稳定增长。按照党的十五大提出的目标和要求,必须利用当前宏观经济环境明显改善、粮食供求情况较好的有利时机,加快粮食流通体制改革的步伐。改革的原则是“四分开一完善”,即实行政企分开、中央与地方责任分开、储备与经营分开、新老财务帐目分开,完善粮食价格机制,更好地保护农民的生产积极性和消费者的利益,真正建立起适应社会主义市场经济要求、符合我国国情的粮食流通体制。为此,特作如下决定:

 这个开头有情况式、意义式和目的式。

2)情况式。这种公文的开头叙述了时间、单位、地点、人物和事件等情况。其特征是有“目前”和“20╳╳年”之类时间状语。如《中共××县委、××县政府关于表彰一九九五年纪检监察工作先进集体、先进个人的决定》的开头就是这样:

    一九九五年,全县各级纪检组织和广大纪检监察干部,认真贯彻落实中央和省、地、县关于深入开展反腐败斗争的重要部署,全面履行纪检监察职能,狠抓案件查处,严厉惩治腐败,为加强党风廉政建设,促进全县改革开放和经济发展做出了重要贡献,涌现出了一大批成绩显著的先进集体和个人。

3)文件式。这种公文的开头,常用“根据”、“据”类格式用语,往往只是一句话。如《撤销你市关于擅自改变上级机关对外商赠送物品的审批权限规定的决定》的开头就是这样:                

关于外商赠送物品审批权限问题,外贸部〔1981〕贸进管字第353号文件规定,外商赠送物品以及××、××接受外商赠送汽车十辆以下,由省人民政府批准,而且省府已发出×府办〔19××〕××号文件明确了接受赠送物品报批手续。  

这种开头可以说是依据式,采用了说明的表达方式,因而可以说属于说明式。说明式开头简单介绍人物和事物。

4)意义式。这种公文的开头采用议论表达方式,常用“是”作谓语。如《国务院关于提请审议《中华人民共和国税收征收管理法(草案)》的议案》的开头就是这样:

税收是国家财政收入的主要来源,宏观调控的重要经济杠杆。在我国社会主义现代化建设中,税收担负着十分繁重的任务。

作用式的开头可以说属于意义式。这种公文的开头常用“将使”、“使”类动词。

5)目的式。这种公文的开头常用介词“为”、“为了”来说明目的。如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》的开头是这样的:   

为了惩治虚开、伪造和非法出售增值税发票和其它发票进行偷税、骗税等犯罪活动,保障国家税收,特作如下决定:

公文多种多样,因而公文的开头也是多种多样的。如简报的开头一般采用新闻导语式的开头方式。又如讲话稿的开头往往是问候。在起草公文的时候要具体情况具体对待。但是,以上所列举的开头方式是比较普遍的,也是清晰的,对于我们起草公文非常有利。

 5、结尾方法

 行政公文常见的结尾有:

1)专用语。一般行政公文文种都有,如“请予批复”、“特此通知”等。

2)希望、号召类。至少一段话。通报、决定等行政公文常常使用这种结尾。

行政公文之外其它公文种类的结尾是多种多样的。如法规性公文有说明式结尾。

公文的开头和结尾要互相照应,这样才能突出主旨、概括全文、加深印象。开头和结尾照应的方式是多种多样的,但是在行政公文中往往用原由的最后一句来照应结语。如请示的原由的最后一句是“特作如下请示”,结语“以上请示,请批复”来作照应。

 

四、公文语言

正像学习其它文体的写作一样,学习公文写作也要求掌握外在形式之一语言的特点,否则就会将公文写成不伦不类的东西。  有不少初学者,以为古代公文是现在写作公文的楷模,仿写出带有个人色彩特别是个性化、感情化语言的劣作。与公文的本质特性紧密相联,公文语言在长期的历史发展中形成了鲜明的规范化特色,有利于公文的写作和处理。

 (一) 公文语言概述

前文已将公文比作一个精神个体生命,其核心是主旨,血肉是材料,骨胳是结构,我们还可以这样说:细胞是语言,皮肤是表达方式。

不同体裁的文章使用不同特点的语言。总的来说,语言可以分为科学语言和文学语言两类。科学语言和文学语言犹如走路和跳舞,但是都建立在基本的语言文字修养--即字、词、句的功夫之上。字是最基本的写作材料。汉字据统计约有10万个,但是,一般写作掌握3000个常用字就完全可以了。据数理语言学运用电脑统计,《毛泽东选集》14卷用字2981个,老舍的长篇小说《骆驼祥子》用字2413个, 就连《红楼梦》也才4200个字。字要从音形义3方面掌握。词则多多益善,最好在5000个以上。拜伦用词8千,莎士比亚16000个。注意:单音词一般是动词,简截有力;双音词量大,匀称稳重;三音词,激宕起伏;四音词,庄重大方,常有历史性的内涵,如成语典故。句子只有30余种,如陈述句、疑问句、祈使句等,比较容易学会。

科学文章是反映客观事物的语言形式,是社会实践的工具,因此,语言最重准确规范,词语一般要求单义,还要求鲜明、生动。而文学作品则是语言艺术,目的是为着个体生命及人类群体生命层次的提高,必须写真实的个性心理感受,因此,语言最重形象性,要尽可能使用生活化、个性化的语言,如诗歌的语言要求多义性、跳跃性、可感性和音乐性。

作为科学语言的代表,公文语言十分规范,讲究语法,一般来说语气庄重,平实概括。行政公文的语言要体现行政管理机关的权威性。

(二)  公文语言特点

文学作品是欣赏型的,科学文章是实用型的,两大类文体写作目的不同,其语言形成各自鲜明的特色。文学作品语言讲究形象生动;科学应用文语言则应平实庄重。而对于最为典型的科学文章——公文来说,语言的具体特点如下。

1、准确。

选词准确恰当。一要恰当选择词类。二要讲究词语色彩。三要准确把握词义。四要词语搭配得当。

2、平实。

语言朴实无华,通俗易懂,不必像文学作品那样追求语言的形象、生动和音律美。

公文是处理公务的文书,在写作时使用文学语言就不能准确表意。如一篇公文向林业部反映我国森林遭受严重破坏时写到:“在漫长岁月的历史上(长期以来),我国林业基础脆弱不堪(极为薄弱),森林破坏得疮痍满目(非常严重)……”这里的“漫长岁月”到底是什么时间概念?“脆弱不堪”和“疮痍满目”也没有把森林遭受破坏的严重程度具体化,这就不利于决策者制定和调整相应的政策。应该交代清楚具体的时间、地点范围,并用具体的数字或事例平白如实陈述森林遭受破坏的情况。

3、简明。

 言简而意明,尽可能用最少的语言,清楚明白地表达更丰富的内容。要做到言简,就要尽可能精简字数 。例如,1950年颁布的《婚姻法》中有一段文字:“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其夫所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视。”1980年颁布的《婚姻法》把以上文字修改为:“继父母与继子女之间,不得虐待或歧视。”整个条文仅用了16个字代替了原条文40个字。修改后的条文前面只用“继父母与继子女”7个字就概括了原条文前两句33个字的内容,并且增加了“之间”两个字,就使原来条文中只是单向性规定“继父母对继子女不得虐待或歧视”改成继父母与继子女双向都不得虐待或歧视。丰富了原来条文的内容,体现了用尽可能少的文字表达尽可能丰富的内容。

4、庄重。

公文是在公务办理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这就确定了国家机关行政公文所具有的权威性和行政约束力。所以公文的语言应该是庄重、严肃的。

公文语言要达到庄重的要求,就要努力做到以下两点。一是要用规范的书面语言。书面语言,可以称为“文语”。“文语”包括以下三个方面。第一,规范语言,即有符合语法的完整的句式,词义要单一。第二,有生命力的文言。第三,欧化语言,形容词等限定词语比较多。公文语言可以通俗,但要尽可能少用口语。二是用公文专用语。

在长期的公务实践中,由于行文关系和处理程序的需要,公文逐渐形成一套常用的规范化、定型化、格式化的词语,这就是公文专用语。

  常用的公文专用语有下面几类:

1)开头用语。表示依据:根据、依据,依照、按照、遵照;表示目的:为、为了;表示原因:由于;表示伴随情况:目前、当前、兹、查、奉等。

2)承启用语。专用于承接上文、引起下文。先用表示目的的:为此、为了,或表示依据的根据、依据,依照、按照等介词承接上文。再有:特作如下通知(决定、规定),通告(通知)如下,现将有关事项通告(通知)如下,提出以下意见,拟采取以下措施或上述、综上所述等,以引起下文。

3)结尾用语。用于公文的结尾,如:为要、为盼、为荷。不同的文种,有不同的结尾用语,如通知(通告)用“特此通知”(通告);报告用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥,请批转执行”等;请示用“以上请示,请批复”;批复用“此复”等等。

4)称谓用语。我(局、公司)、本(局、公司)、你(局、公司)、贵(局、公司)该(局、公司)。

5)经办用语。用于说明公务处理情况或要求:经、业经、现将、已经、兹经、责成、执行、试行、贯彻执行、研究执行、参照执行、遵照执行。

6)引叙用语。即引叙来件的用语:悉、收  悉、欣悉、惊悉、接、前接、近接、现接等。

7)表态用语。用于表明公文办理机关对公务事项的态度:同意、不同意、照办、可办、不可、不行、应、应该、批准执行、请遵照执行、原则同意、原则批准等价。

8)期请用语。表示发文者的期望、要求:请、希、望、盼、拟请、恳请、即请、报请等。

9)批转用语。如:批示、审批、阅批、批转、转发等。

10)征询用语。表示征求、询问对有关事项的意见和态度。如:当否,妥否,可否,是否妥当,是否同意,如无不当(妥),如果可行等。

公文语言的四个特点准确、平实、简明、庄重辩证统一在整篇公文之中。以选词为主要方式的公文语言写作,一定要体现这4个语言特点。这就需要提高整体语言文字的写作水平,而要达到较高水平,就要多读、多练(有长达三五年以上时间的反复写作实践),还要向人民群众学习生活语言,向经典名著和文件学习规范化的精练语言。

 

第四节 公文写作的基本步骤

一、明确发文主旨(公文的主题和发文目的)

1.明确行文目的要求

机关制发公文,每件都有特定的目的与要求,行文目的与要求是确定公文主题、收集材料、选择文种的重要依据,一般由机关领导核心确定,而后向撰文者授意,撰文者据此进行写作。

2.确定主题

公文的主题即公文的中心思想,是作者说明事物、汇报工作、阐明政策所表述的基本观点与主张。呈请事项、布置工作、发布通知时,公文的主题应有领导人决定;调查报告一类的主题,则是在调查研究的过程中提炼与明确的。

3.选择文种

选择文种的依据是:

第一,遵循国家关于公文处理法规中有关文种的规定,从中选择适宜的文种。

第二,依据作者与受文者之间的工作关系选用相应的文种。

第三,依据制发机关的职责地位选用恰当的文种。

第四,依据行文方式选择文种。

4.调查研究收集材料

5.选择表达方式

公文一般兼用叙述、说明、议论三种表达方式,由于文种不同,表达方式在写作前,应依据公文性质及行文目的确定表达方式。

二、收集有关材料

材料是公文写作的基础,在明确行文目的、选好文种之后,就应进行调查研究占有材料。调查研究可以综合运用会议调查、访问调查、统计调查、文献调查等方式。

(要求:真实、典型、适用、时效)

三、拟出写作提纲(先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思)

1.安排结构

第一,确定公文的组成。公文组成必须完整,除了必须具备的基本组成部分外要依据特殊需要选取其他组成部分。

第二,确定正文的表述次序。合理安排表述次序,使公文内容紧凑有序,纲目衔接紧密。不同文种,其排列形式不尽相同。陈述性公文要依据工作活动的发展变化外,规范性公文用章节条款的形式安装。

第三,安排层次、段落间的衔接与转换。为使公文的段落之间相互连接,前后结构严密,常用承转词,如“据此”,“综上所述”等。

第四,写好开头与结尾。公文开头通常采取:交代制发公文的根据、目的;概况,交代公文制发背景;以简要文字揭示全文主题;阐述基本观点:直接点明结论、批转或转发的态度;表示祝贺、谢意等。结尾通常使用公文结尾词,强调行文目的;概括、深化主题,帮助理解述具体要求;发出号召提出希望要求;说明公文生效、施行时间。

2. 拟写提纲

提纲内容包括:公文标题、开头、正文的表述层次与各层次中的论点、论据、结尾方式等。

四、认真起草正文(导语、主体、结束语)

1.把握公文主题,选好用好材料

2.观点正确、情况属实

3.内容涉及的有关部门要经过会商,取得一致意见

4.文字表述要简练,交代问题要清楚

五、反复检查修改

文稿拟好后,应认真、严肃地反复审核与修改。审核修改的顺序是,首先由撰写者反复推敲修改;对于重要的文稿要组织讨论,最后提交主管的领导人和综合办公部门核稿。

1.关于主题的修改:看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。

2.关于观点的修改:观点是否正确,表达有无问题。

3.关于材料的修改:材料是否切合主题

4.关于结构的修改:结构是否完整连贯

5.关于语言的修改:语言是否符合要求

6.关于格式的修改:格式是否完整规范

 

 

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